Recibo vs orçamento: qual a diferença e quando usar cada um
Um recibo comprova que recebeu dinheiro. Um orçamento é a proposta de preço antes de começar. Saiba quando usar cada um.
O que é um recibo e para que serve
Um recibo é a prova de que um pagamento foi feito. Nada mais, nada menos. Quando o cliente lhe paga um sinal, uma parcela ou o valor total de um trabalho, o recibo confirma quanto foi pago, quando e por quem.
Um recibo simples deve incluir: o seu nome ou o nome da sua empresa, o nome do cliente, a data, o valor recebido, a descrição do serviço a que se refere o pagamento, e a sua assinatura. Não precisa de ser complicado. Pode ser escrito à mão, mas cada vez mais profissionais preferem ter esse registo digital, para não o perderem nem confundirem valores.
O recibo não é o mesmo que uma fatura. A fatura é um documento fiscal, emitido através do sistema de faturação certificado e comunicado às Finanças. O recibo apenas comprova o pagamento entre duas partes. Muitos profissionais emitem os dois, mas nem sempre são obrigatórios em simultâneo, depende do seu regime fiscal.
O que é um orçamento e em que é que é diferente
O orçamento acontece antes do trabalho começar. É a proposta que você envia ao cliente com os itens, os materiais, a mão de obra e o preço total. O cliente lê, compara com outras propostas, e decide se aceita.
Enquanto o recibo confirma um pagamento já feito, o orçamento é uma promessa de preço para um trabalho que ainda não começou. Um cliente pode ter um orçamento aceite sem nunca ter pago nada, se o trabalho ainda não arrancou. E pode ter recibos de pagamentos parciais sem que o trabalho esteja concluído.
A confusão entre os dois é comum porque, na conversa do dia a dia, muita gente diz "me mandas o orçamento" quando na verdade quer um documento que prove o que já pagou. Perceber a diferença ajuda-o a responder ao cliente com o documento certo, sem mal-entendidos.
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Começar grátisQuando o cliente lhe pede um recibo
É frequente o cliente pedir um recibo depois de lhe entregar dinheiro, seja em numerário, transferência ou MB Way. Alguns pedem porque precisam do comprovativo para o seguro da obra, outros porque simplesmente querem um registo do que pagaram.
Se você trabalha como recibos verdes ou tem atividade aberta, pode emitir recibo através do Portal das Finanças. Se o pagamento já corresponde a um serviço faturado, a fatura-recibo cumpre as duas funções ao mesmo tempo.
Independentemente do formato fiscal, o mais importante do lado prático é nunca perder o rasto de quanto cada cliente já pagou. É aí que a maioria dos profissionais perde controlo, sobretudo em trabalhos com sinal e pagamentos parciais.
Como o Prummo organiza os seus pagamentos
O Prummo não substitui a fatura-recibo oficial, mas resolve o problema prático que leva as pessoas a pedir um recibo: saber exatamente o que já foi pago. Cada orçamento no Prummo tem um histórico de pagamentos, com a data, o valor e a forma de pagamento de cada entrada, seja sinal, parcial ou final.
Esse histórico fica visível para si e para o cliente através do link do orçamento. Sempre que precisar de confirmar quanto já recebeu de um cliente, ou o cliente quiser confirmar quanto já pagou, o registo está lá, organizado por orçamento.
Se o cliente pedir um recibo formal, você continua a poder emitir através do Portal das Finanças ou do seu sistema de faturação, usando os valores exatos que já estão registados no orçamento, sem ter de andar à procura de notas ou de mensagens antigas.
Perguntas frequentes
Sou obrigado a emitir recibo por cada pagamento que recebo?
Se trabalha com atividade aberta nas Finanças (recibos verdes ou empresa), é obrigado a emitir recibo ou fatura-recibo por cada pagamento recebido, através do sistema de faturação certificado. Consulte o seu contabilista para confirmar as suas obrigações específicas.
O Prummo emite recibos ou faturas?
Não. O Prummo gera orçamentos profissionais e regista o histórico de pagamentos de cada orçamento, com data, valor e forma de pagamento. A emissão de recibos ou faturas fiscais continua a ser feita através do Portal das Finanças ou do seu sistema de faturação certificado.
Posso usar o orçamento aceite como comprovativo em vez de um recibo?
O orçamento aceite comprova o acordo sobre o preço e o serviço, mas não comprova um pagamento. Se o cliente já pagou, precisa de um recibo ou fatura-recibo à parte para comprovar esse pagamento específico.
O que devo fazer se o cliente só pede recibo depois de já ter aceitado o orçamento?
É a situação mais comum. Aceite o orçamento primeiro define o preço e o serviço. Quando recebe o pagamento (sinal ou total), emite o recibo correspondente a esse valor, referindo o número do orçamento para ligar os dois documentos.
Como devo guardar o registo de pagamentos parciais de um trabalho grande?
Registe cada pagamento assim que o recebe, com a data e a forma de pagamento. No Prummo, isto fica automaticamente organizado no histórico do orçamento, para não ter de reconstruir a conta no fim do trabalho.
O recibo protege-me se o cliente disser que não pagou?
Sim. Um recibo com data, valor, assinatura e referência ao serviço é uma das provas mais simples de que o pagamento foi feito. Combinado com o orçamento aceite, dá-lhe um registo completo do acordo e do que já foi recebido.